Écrire une lettre pour demander des dons est quelque chose qui doit être fait par quelqu’un qui connaît l’importance de l’efficacité d’une lettre bien écrite. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils sur la façon dont vous pouvez écrire une bonne lettre.
Que vous soyez une petite organisation à but non lucratif ou une organisation assez importante, vous savez qu’une source majeure de financement provient des dons que vous recevez. Il est donc important de construire et de maintenir une relation saine avec vos donateurs réguliers, et potentiels. La bonne communication est le seul moyen d’y parvenir. Lorsque vous écrivez une lettre de demande de don, veillez à prendre soin de toutes les petites subtilités qu’elle comporte afin de créer une impression parfaite. Elles sont expliquées ci-dessous. Jetez-y un œil et gardez-les à l’esprit la prochaine fois que vous écrirez une lettre.
Papeterie
La première chose qui frappera l’œil de votre donateur potentiel est le type de papier que vous avez utilisé pour votre lettre, si elle est écrite à la main ou imprimée, et d’autres aspects physiques de ce genre. Une règle générale, pour tout type de lettre commerciale, est d’utiliser une papeterie d’excellente qualité. Ce n’est pas parce que vous demandez un don que vous devez vous présenter comme une organisation médiocre. Utilisez une papeterie élégante, et toujours imprimez votre lettre. Cela crée une image plus professionnelle. N’envoyez jamais une lettre qui ne porte pas l’en-tête ou le cachet de votre organisation. Ensuite, veillez à ce que l’enveloppe que vous utilisez soit également d’un blanc éclatant et qu’elle soit correctement adressée. Ne pliez pas et repliez votre lettre plusieurs fois. Deux simples plis pour rentrer dans une enveloppe suffisent.
Contenu
Vient maintenant la partie la plus importante. Vous trouverez ci-dessous une liste de choses absolument importantes qui doivent être incluses dans la lettre
Il s’agit du contenu de la lettre.
Salutation : Assurez-vous que votre lettre commence et se termine par une salutation appropriée. Pour cela, vous devez savoir à qui exactement vous devez adresser la lettre. Non seulement s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, mais aussi, quels sont son nom et sa désignation au sein de l’organisation et s’il s’agit bien de la personne appropriée à contacter dans le but de faire un don.
Informations générales : La prochaine chose que le lecteur doit trouver est une information sur votre organisation et ce qu’elle fait. Vous n’êtes pas obligé de donner toute son histoire, mais veillez à mentionner l’ancienneté de votre organisation, son ou ses domaines de travail, les différentes activités qu’elle mène, etc. Le premier paragraphe de votre lettre doit contenir ces informations. Si vous écrivez à une organisation ou à une personne qui a déjà fait un don à votre organisation dans le passé, alors commencez par les remercier pour leur(s) don(s) précédent(s), dites-leur comment votre organisation a bénéficié de leur don, puis procédez à la demande d’un autre don.
Intention : Après avoir présenté votre organisation à la personne, vous pouvez procéder à la demande de don. Dites à la personne exactement ce dont vous avez besoin : un don monétaire ou un don sous forme d’autres choses comme des articles électroniques, des vêtements, de la nourriture, etc. Si vous demandez un don en argent, veillez à lui dire ce que votre organisation a l’intention de faire avec cet argent. Vous pouvez leur parler des avantages fiscaux dont ils bénéficieront en faisant un don en argent. Si vous ne souhaitez pas mentionner un montant spécifique (bien que les donateurs le préfèrent), vous pouvez indiquer un montant intermédiaire, par exemple tout montant compris entre 1 000 et 5 000 euros sera très apprécié. De cette façon, le donateur ne se sent pas obligé de donner un montant spécifique et il a la liberté de choisir le montant qu’il veut donner. Mettez en avant la façon dont leur contribution aidera à améliorer la vie d’une autre personne et comment, en faisant un don, ils rempliront leur responsabilité d’entreprise envers la société.
Adresse postale : Une fois que vous avez énoncé le besoin et la demande de don, remerciez la personne d’avoir pris le temps de lire la lettre et, une fois encore, indiquez que vous espérez qu’elle fasse un don. Ensuite, mentionnez l’adresse à laquelle les chèques peuvent être envoyés, ainsi que le nom de l’organisation sur laquelle le chèque doit être tiré.
Langue
En ce qui concerne la langue, utilisez un ton professionnel et formel d’entreprise. Vous pouvez les remercier pour les dons précédents, mais vous n’avez pas besoin d’en faire trop. Vous leur demandez simplement d’envisager de faire un don. Ne donnez pas l’impression de mendier ou d’implorer. Ce n’est pas seulement un manque de professionnalisme, mais aussi une atteinte à la dignité du noble travail que vous accomplissez. Restez donc simple, évitez le langage fleuri et ne vous glorifiez pas vous-même ou le donateur potentiel. Enfin, faites relire votre lettre par au moins deux personnes, afin d’éviter les erreurs de noms, les fautes d’orthographe et d’autres erreurs aussi petites qu’importantes.
Échantillon
La clé de la rédaction d’une lettre est de savoir si elle est bien rédigée.
La clé pour rédiger une bonne lettre de demande de don est de savoir comment traiter quel donateur potentiel. Une petite vérification sur l’organisation que vous envisagez pourrait vous aider à mieux comprendre si elle fera un don, et si oui, combien environ ou quel type de don vous pouvez attendre d’elle. Veillez également à ce que les noms et désignations des destinataires soient parfaitement exacts. Il s’agit d’un petit détail, mais s’il est ignoré, votre organisation pourrait ne pas recevoir le don. Utilisez donc ces conseils, rédigez une bonne lettre et regardez les dons affluer.
COMMENTAIRES